教育DX推進による働き方改革、どうやって進める？

DXとは、デジタル・トランスフォーメーションのことです。日本ではデジタル変革と称され、データとデジタル技術を活用して生活をより良いものとすることを意味します。GIGAスクール構想により一人一台の端末環境が整備され、機器活用のフェーズへ入るなど、教育分野においてもDX推進の動きは加速しています。
コロナ禍においては、DXの推進により業務が効率化されたことで、場所や時間にとらわれない「働き方改革」の動きが急激に進みました。教育現場においても業務の効率化を目指し、校務支援システムの導入などが進められています。

一方で、教育DXの推進が「働き方改革」に繋がることは理解していても、今の仕事に加えて負担が増えるのではないか、という印象を受ける人も多くいるでしょう。
また、急にデジタル化に舵を切ったことで、ルールの制定が追い付かず、結局以前の状況に逆戻り…といった状況も想定されます。
多忙な教育現場の方々がデジタル技術を取り入れながら、スムーズに「働き方改革」を進めるためには、何から手を付けたら良いのでしょうか。

DX推進の基本となる考え方とは？

リコージャパンが考えるDX推進の基本は、「5S」です。
5Sとは各職場において徹底されるべき事項を5つにまとめたもので、製造業・サービス業などの職場環境の維持改善で用いられるスローガンです。

図：5Sの説明。リコージャパンでは「習慣」を加えて5Sとしている

4S運動（整理・整頓・清掃・清潔）に、本来であれば「躾を」加えて5Sとするのが一般的ですが、リコージャパンでは仕組みの維持・定着を目指す「SHUKAN（習慣・習慣化）」を加えて5Sとしています。これには、社員全員で維持することが重要であるという思いが込められています。

5Sは、働きやすい環境づくりや、仕事の効率化・高速化といった働き方改革にも共通する大切な要素であり、DX推進の基本と考えています。

教育現場における「働き方改革」は何から始める？

教育現場における「働き方改革」の最初一歩として取り組むべきと考えるのが、5Sを基本とした「紙文書のペーパーレス化」です。

紙文書の印刷・閲覧・保管は、「働く場所を変えられない」ことに繋がり、「働き方改革」推進の阻害要因となりがちです。
例えば教育現場においては、指導記録簿や学級通信、連絡帳、学習指導案といった、共有が必要な文書もあれば、会議用資料や副教材といった個人文書もあるでしょう。
そのような中で、

などのお困りごとがあるのではないでしょうか。

「5Sによる紙文書のペーパーレス化」では、整理・整頓・清掃・清潔・習慣化を基本とし、職員全員が利活用できる、ペーパーレス環境を目指します。

リコージャパンのペーパーレス化推進

今でこそ、リコージャパンは経済産業省が定める「DX認定」を取得していますが、活動を始める前のオフィスはこのような状況でした。

オフィスのペーパーレス化を進めるにあたり、リコージャパンでは紙文書の電子化に取り組みました。
しかし、紙文書の電子化は、複合機でスキャン＋検索ツールの導入で簡単に解決できると考えていましたが、実際には「どの紙文書を、何のために電子化するのか」を決めずに進めたため、必要性の分からない電子データが大量に発生し、ファイルサーバーがゴミ箱となってしまったのです。

この失敗を元に、紙文書の電子化における社員の意識の共有・ルール化を徹底しました。
紙を処分する、既存の紙をスキャニングするだけでなく、紙をこれ以上増やさない仕組みづくりといった意識の共有・ルール化は、ペーパーレス化を進める鍵となりました。

その結果、キャビネットの破棄や、OA機器の適切な集約、新しい空間をオンライン会議への個室に変えるなど、効率的な働き方が実現しました。
現在はこの状態を維持することを心がけ、オフィスルールブックの策定や、定期的なチェック体制などで維持をはかっています。
写真：リコージャパンの現在のオフィス。フリーアドレスやペーパーレス会議を実践している。

リコージャパンの取組や実践事例はどこで体験できる？

ペーパーレス化を実現したリコージャパンの取組や、実践事例をご覧いただける場がLiveOffice「ViCreA」です。
ViCreAは全国に80拠点。（2023年3月時点）リコージャパンの社員が実際に働いているオフィスをご覧いただき、「働き方改革」に繋がるDXを体感していただけます。

ご訪問頂いたお客様が驚かれるのが、紙のないオフィスや、省スペース化によるキャビネットの削減。
自分たちの職場でも活用できるヒントが得られた、とのお声も頂いております。
自ら実践した内容だからこそ、成功事例はもちろんのこと、失敗談も含めた、生のノウハウを伝えられる場として、5年間で、のべ約25,000件のお客様をご案内しています。
LiveOffice「ViCreA」でワークスタイルの変革を、ぜひご体感ください。

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